Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gesetzlich zulässig ist oder Sie hierin eingewilligt haben.

Zu den personenbezogenen Daten können gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmensangaben
• IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen
• Kommunikations- und Anfragedaten, die über Formulare, E-Mail oder Chatbot-Interaktionen übermittelt werden
• Informationen, die von Nutzern freiwillig in den Chatbot oder andere interaktive Funktionen der Website eingegeben werden

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf den folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen, einschließlich Websitesicherheit, Verbesserung unserer Dienstleistungen, Bearbeitung von Anfragen, Verbesserung der Nutzererfahrung und geschäftliche Kommunikation

4. Kontaktformulare und Geschäftsanfragen

Wenn Sie uns über Kontaktformulare, E-Mail oder andere Kommunikationskanäle kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für eine mögliche Folgekommunikation gespeichert.

Wir geben diese Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn:

• dies ist gesetzlich vorgeschrieben
• es ist für die Leistungserbringung erforderlich
• Sie haben ausdrücklich eingewilligt

5. Chatbot und KI-basierte Interaktionen

Unsere Website kann auf der Startseite oder anderen Seiten eine interaktive Chatbot- oder KI-gestützte Kommunikationsfunktion bereitstellen. Wenn Sie mit dem Chatbot interagieren, können die von Ihnen eingegebenen Informationen verarbeitet werden, um Ihr Anliegen zu verstehen, eine Antwort bereitzustellen, die Nutzererfahrung zu verbessern und gegebenenfalls eine Folgekommunikation zu unterstützen.

Bitte geben Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten, vertraulichen Geschäftsinformationen, Passwörter, Zahlungsinformationen, behördlichen Identifikationsnummern, Gesundheitsdaten oder sonstigen Informationen ein, die Sie nicht über den Chatbot verarbeitet wissen möchten.

Je nach technischer Ausgestaltung können Chatbot-Interaktionen durch die KLUGSYS UG und/oder durch ausgewählte Technologieanbieter verarbeitet werden, die die Chatbot-Funktionalität, das Hosting, die Analyse, die KI-Verarbeitung oder Kommunikationsabläufe unterstützen. Soweit externe Anbieter eingesetzt werden, sind diese vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen zu verarbeiten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Chatbot-Interaktionen ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, gestützt auf unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines interaktiven Kommunikationskanals und der Verbesserung unserer Dienstleistungen. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

6. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Einige Cookies sind technisch notwendig, während andere für Analyse, Leistung, Funktionalität, den Betrieb des Chatbots oder Marketingzwecke eingesetzt werden.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• alle Cookies akzeptieren
• nicht notwendige Cookies ablehnen
• Ihre Cookie-Einstellungen individuell anpassen

Ihre Cookie-Einstellungen können Sie jederzeit über das Cookie-Einstellungsbanner oder die Browsereinstellungen ändern. Nicht notwendige Cookies und ähnliche Tracking-Technologien werden, soweit gesetzlich erforderlich, erst nach einer wirksamen Einwilligung der Nutzer aktiviert.

7. Hosting, Infrastruktur und Dienstleister

Unsere Website und die damit verbundenen digitalen Dienste können über Infrastrukturanbieter und Cloud-Plattformen gehostet werden, die innerhalb der Europäischen Union oder in anderen Rechtsordnungen mit geeigneten Garantien ansässig sind.

Wir können Dienstleister einsetzen für:

• Website-Hosting und Auslieferung von Inhalten
• Sicherheits- und Leistungsüberwachung
• E-Mail- und Geschäftskommunikation
• Kontaktformulare und Bearbeitung von Anfragen
• Chatbot- und KI-gestützte Interaktionsfunktionen
• Analyse und Verbesserung der Website

Beispiele für Anbieter können AWS (Amazon Web Services), Cloudflare, Microsoft 365, Analyseanbieter sowie ausgewählte KI-/Chatbot-Technologieanbieter sein.

Soweit personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, werden geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln (SCC) eingesetzt, sofern erforderlich.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es nach geltenden gesetzlichen Verpflichtungen vorgeschrieben ist.

Daten aus Anfragen, Kontaktformularen und Chatbot-Interaktionen werden in der Regel bis zu 24 Monate gespeichert, sofern keine frühere Löschung beantragt wird oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Technische Protokolle können für einen kürzeren Zeitraum gespeichert werden, sofern sie ausschließlich zu Zwecken der Sicherheit, Fehlerbehebung oder Systemleistung verwendet werden.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

10. Aufsichtsbehörde

Die zuständige Aufsichtsbehörde in Nordrhein-Westfalen ist:

11. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website verwendet eine SSL-/TLS-Verschlüsselung, um die Übertragung vertraulicher Informationen und personenbezogener Daten zu schützen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren oder zu ändern, um rechtlichen, technischen oder betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden.

Zuletzt aktualisiert: 19. Mai 2026